La ficha del trabajador se ha convertido en una herramienta cada vez más necesaria para los departamentos de recursos humanos. Tanto en las medianas, como en las grandes empresas, resulta difícil recopilar los datos de los empleados de una manera breve para poder acceder a ellos con facilidad.
De esta necesidad del departamento de RRHH, nace la ficha del empleado. Poco a poco, se ha hecho necesaria para la correcta gestión de los empleados de una empresa. Aunque cada ficha puede incluir informaciones diferentes, dependiendo de los datos necesarios para los interesados, por norma general siempre incluye datos personales e importantes de cada empleado.
¿Tienes dudas sobre qué es la ficha de empleado? ¿No sabes qué debe incluir para que sea útil para tu departamento de recursos humanos? ¡No te preocupes! Sigue leyendo que te lo contamos todo en nuestro artículo.
Índice
¿Qué es la ficha del trabajador?
La ficha del trabajador es un documento que recoge todos los datos de interés de un empleado. ¿Qué entendemos por datos de interés? En este sentido, estos datos se refieren tanto a los personales como a los profesionales.
Este documento se utiliza durante el proceso de selección y contratación, para realizar un seguimiento de los empleados, gestionar el talento que ya tenemos en la empresa, y gestionar también los salarios de este.
Es importante tener en cuenta que la ficha de trabajo debe ser realizada por la empresa y por el trabajador al firmar el contrato. Sin ella, existe un incumplimiento de los requisitos legales. Igualmente, esta ficha ha de ser actualizada periódicamente y reflejar los cambios necesarios tanto en los datos personales como en los laborales.
El objetivo principal de la ficha del trabajador, es crear una base de datos en la empresa con todas las referencias recopiladas respecto a la información de los empleados. Esta, por lo tanto, resulta muy útil cuando es necesario rellenar algún documento con la información del trabajador, o si es necesario mandar algún archivo a cualquier institución.
Por otro lado, la ficha del empleado conlleva ventajas para agilizar el trabajo y los procesos del departamento de recursos humanos. Por ejemplo, actualmente, se puede conectar la ficha del trabajador con las altas y las bajas, las vacaciones o el control de fichajes. De esta manera, toda la información de un mismo empleado está concentrada en una misma ficha.
¿Qué información debe tener la ficha del empleado?
La ficha del trabajador, como ya hemos dicho, registra todos los datos de interés de un empleado. Esta herramienta permite analizar el recorrido de este durante todo el tiempo que ha estado desempeñando en la empresa.
De esta manera, es importante conocer todos los datos del empleado durante toda su estancia en la empresa, e ir actualizándolo periódicamente para no perder ningún dato. Así, nos aseguraremos de que tenemos toda la información recolectada en una misma ficha del trabajador.
La ficha del trabajador consta de distintos apartados en los que se recogen parte de los datos personales y laborales del empleado. Asimismo, también es importante que incluya datos relativos a la antigüedad en la empresa, el periodo de prueba, el salario, etc. Aunque, según el tipo de contrato o la actividad de la empresa, son necesarios unos datos u otros en la ficha del trabajador.
Toda la información de la ficha del trabajador se divide en tres apartados:
Datos personales
- Nombres y apellidos.
- Fecha de nacimiento.
- DNI o NIE.
- Dirección.
- Número de teléfono.
- Correo electrónico.
- Numero de afiliación a la Seguridad Social.
- Tipo de contrato o tipo de jornada laboral.
- Cargo que desempeña en la empresa (categoría profesional).
Datos académicos
En este apartado se debe incluir toda la información laboral y académica del empleado. No obstante, estos datos son actualizados a medida que el trabajador amplíe competencias y habilidades con certificaciones, cursos o talleres:
- Formación reglada. Estos son los títulos obtenidos en el expediente académico.
- Formación complementaria. Referido a los cursos o formaciones realizados por cuenta propia o por iniciativa de la empresa.
Contactos de emergencia
Cada empleado debe tener un contacto de emergencia asignado en su ficha de trabajador. Esto es necesario para todos, pues en caso de accidente laboral, es imprescindible poder tener vías de contacto alternativas. Además, es necesario que este contacto se complemente con la dirección y el parentesco o la relación sentimental que se mantenga con este contacto.
Por otra parte, a esta información ha de añadirse la relacionada con la actividad de la empresa como el control de horarios, las vacaciones, el contrato y las pólizas de seguro en caso de tener.
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Conclusión sobre la ficha del trabajador
La ficha del trabajador es un documento que recoge todos los datos de interés de un empleado. Este documento se utiliza durante el proceso de selección y contratación, para realizar un seguimiento de los empleados. Así pues, la ficha del empleado conlleva ventajas para agilizar el trabajo y los procesos del departamento de recursos humanos. En conclusión, esta ficha consta de distintos apartados en los que se recogen parte de los datos personales y laborales, datos académicos y contactos de emergencia.
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