Gestión del tiempo en el trabajo: los métodos más eficaces

Una buena gestión del tiempo en el trabajo es una de las claves para que tu empresa sea productiva. Las interrupciones constantes generadas por notificaciones, emails, redes sociales, etc, son cada vez más normales entre los empleados. Por esto, es casi imposible que puedan pasar más de 15 minutos “focus” en una tarea.

Así, es importante que la empresa cuente con herramientas y sistemas que eviten la mala gestión del tiempo en el trabajo, para que los trabajadores hagan uso de ello, y les ayude a registrar el tiempo de trabajo y a organizar las tareas. Como plus, de esta manera será más fácil monitorear la productividad de los equipos y encontrar problemas, si los hay.

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¿Qué entendemos por gestión del tiempo en el trabajo?

Para entender qué es la gestión del tiempo en el trabajo, lo principal es saber que no es simplemente “organizarse”. Este concepto se refiere al proceso en el que se organizan las horas a lo largo del día, dependiendo de las tareas pendientes y los objetivos a alcanzar. El objetivo de la gestión del tiempo en el trabajo es aumentar la eficiencia y productividad de los trabajadores.

Para ello, el control horario y el fichaje son acciones completamente necesarias por parte de la empresa. Además, estas también te ayudarán a planificar y organizar los turnos de trabajo y analizar qué funciona y qué no. Tus empleados, por otra parte, al gestionar mejor el tiempo dentro del trabajo, dedicarán más tiempo a potenciar sus habilidades para convertirse en líderes. Esto ocurre porque al organizarse mejor, puede optimizar el tiempo dedicado a las tareas, a alcanzar mejores resultados y a seguir aprendiendo y formándose constantemente.

¿Cómo aplicar la gestión del tiempo en tu organización?

Existen diferentes medidas que pueden considerarse para desarrollar una buena gestión del trabajo en la empresa:

1. Establecer prioridades. Por ello, los líderes han de asegurarse que los empleados están enfocados y centrados en las tareas más urgentes para la empresa.
2. Determinar objetivos. Trabajar con objetivos es beneficioso, tanto para el empleado, como para la organización. Por una parte, el empleado tiene una motivación para acudir al trabajo: este sabe que, si no cumple sus objetivos, cabe la posibilidad de ser despedido. Y, por otra, la empresa puede tener un control de la productividad de los trabajadores.
3. Disminuir las interrupciones. Las reuniones no programadas, los correos electrónicos, las tareas de última hora… Todo esto impide que el empleado realice una buena gestión del tiempo en el trabajo. Claro está que, si aparece un imprevisto o urgencia de última hora, es importante resolverlo. Pero está en las manos de los líderes intentar evitar este tipo de situaciones para que los empleados estén más tranquilos y sean más productivos.
4. Establece plazos para la entrega de tareas. Hay que tener en cuenta que estos plazos tienen que ser realistas. De esta manera, podrás ayudar a los empleados a mantenerse enfocados y evitar la procrastinación.

Estrategias para una mejor gestión del tiempo en el trabajo

Como todo, mejorar la gestión del tiempo en el trabajo es posible. Para ello, te dejamos una serie de estrategias que pueden ayudar:

• Utilizar una lista de tareas. Esto puede ser útil para organizarse, mantenerse “focus” y realizar la entrega de tareas a tiempo. Es importante prestar atención y revisar regularmente la lista de tareas, ya que debe estar siempre actualizada para asegurarse de que se están cumpliendo dentro de plazo.
• Planificar el día de trabajo puede ayudar a los empleados a ser más productivos. Eso sí, es muy importante que se establezcan objetivos realistas, ya que, de lo contrario, pueden desarrollar síndrome de burnout por la ansiedad generada al no acabar las tareas.
• Delegar tareas también es una buena estrategia para que los trabajadores se concentren en tareas más importantes y sean más eficaces. Por eso, formar a nuestros empleados y tener en cuenta sus habilidades será muy importante, pues delegarles tareas que no saben realizar hará que pierdan el compromiso con nuestra empresa.

Conclusión

Es importante separar “organizar el tiempo” y “gestionar el tiempo”. Gestionar el tiempo de trabajo es el proceso mediante el cual se organizan las horas a lo largo del día dependiendo de las tareas pendientes dentro del trabajo.

Para aplicar la gestión del tiempo en el trabajo en la empresa existen diferentes medidas: establecer prioridades, definir objetivos, disminuir interrupciones y establecer plazos de entrega. Por otra parte, algunas estrategias para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo de tus empleados son: utilizar una lista de tareas, planificar el día de trabajo o delegar tareas.