El lean office es una metodología y una cultura de trabajo que puede ayudar a todo tipo de empresas a mejorar la productividad, si lo aplican de manera adecuada.
Puede parecer que la metodología lean es aplicable únicamente a empresas de producción y manufactura, pero no es así. Esta forma de trabajar se puede aplicar a cualquier tipo de empresa.
En este artículo te contamos qué es lean office, cuáles son sus 5 principios fundamentales y cuáles son los beneficios para las empresas que lo aplican. ¡Empezamos!
ÍNDICE: El lean office y cómo puede ayudarte a aumentar la productividad
1. ¿Qué es el lean office?
El lean office es la aplicación, al sistema de trabajo en oficina, de la metodología Lean Manufacturing. Este sistema surge en las fábricas de la empresa Toyota, Japón, con el objetivo de minimizar los recursos innecesarios, maximizar el valor del producto final y reducir costes.
Hay numerosos documentos que acreditan el éxito de esta metodología en empresas industriales y de producción. Sin embargo, su aplicación a sistemas administrativos o entornos que ofrecen servicios intangibles se presenta más difícil.
Según lean.org, esto es porque muchas empresas se limitan a utilizar las “herramientas lean”, pero fallan en cambiar la manera fundamental en la que trabajan y se comunican.
En otras palabras, no aplican los fundamentos de la metodología, solo aplican unas directrices sin adaptarlas a su situación particular. Además, hay otros problemas a la hora de implementar lean office. Vamos a verlos.
Evita estos errores a la hora de implementar lean office:
Falta de alineamiento entre la estrategia y objetivos
Cuando implementamos lean office debemos integrarlo de tal manera que nos ayude a conseguir nuestros objetivos empresariales. Evitando se convierta en una tarea que obstaculice las actividades esenciales.
Aplicación de lean office a tareas que no aportan valor
El lean office ha de implementarse a tareas y procesos que se centran en aportar valor a los clientes, por ejemplo la gestión de pedidos.
Supuesta incompatibilidad
Es habitual, pensar que la naturaleza variable e impredecible de un trabajo de oficina o de servicio empresarial es incompatible con la estandarización y planificación que propone lean office.
Esto, puede ser cierto, pero es una situación que muchas veces es impuesta por la propia empresa o los líderes de equipo. Con ello, es importante entender que la estandarización del trabajo es posible y aconsejable, pero debemos estar dispuestos a hacer el esfuerzo de aplicarla.
En resumen, si evitamos estos tres problemas de enfoque, sí es posible aplicar lean office de manera que se obtengan resultados como: la mejora de la productividad y la mejora de la calidad del servicio.
¿Problemas para gestionar el talento en tu empresa?
Aprende a gestionar y desarrollar talento en tu organización con nuestra guía completa: Gestión del talento.
2. Cuáles son los 5 principios lean
Los 5 principios lean, o las 5S, se refieren a las diferentes fases de la metodología, en japonés:
- Seiri: Separar lo necesario de lo innecesario. Descartar lo innecesario.
- Seiton: Organizar los recursos necesarios de manera ordenada y clara.
- Seiso: Ordenar y limpiar el lugar de trabajo.
- Seiketsu: El orden y limpieza que resulta de la aplicación regular de las tres S anteriores.
- Shitsuke: La disciplina de aplicar las primeras 4 S.
Es, además, aconsejable mantener seguimientos diarios, semanales y mensuales para asegurarnos de la aplicación apropiada de los 5 principios y, sobre todo, del trabajo estandarizado.
Estos son los 5 principios del lean y por tanto, del lean office. A continuación presentamos los 4 pasos para implementarlo:
Pasos para implementar lean office
1. Identificar el valor
Analiza tu empresa, sus objetivos y su estrategia, e identifica el aporte de valor de la misma para con sus clientes. Posteriormente, identifica los procesos en los que se entrega ese aporte de valor. Estos, serán los procesos en los que nos centraremos al implementar lean office. Para ello puedes utilizar la herramienta VSM propuesta por Think Lean. Si nuestros equipos se dedican a tareas que realmente aportan valor se sentirán más comprometidos con la empresa.
2. Implementar las 5s
Una vez identificados los procesos de valor, aplicaremos en ellos los principios de lean office. Determinaremos las tareas necesarias y desecharemos las innecesarias; organizaremos los recursos y evitaremos duplicidades. Mantendremos el orden con disciplina. Esto nos ayudará a mejorar la eficacia del trabajo y a mantener la motivación de nuestros empleados.
3. Estandarizar procesos
Una vez implementadas las 5S del lean office en los procesos que aportan valor a nuestros clientes es el momento de estandarizar. Debemos documentar todas las tareas y recursos necesarios para llevar a cabo nuestros servicios. Además, será necesario determinar los canales de comunicación que se utilizarán para asegurar un correcto funcionamiento de dichos procesos.
4. Aplicar la mejora continua
El lean office nos dice que debemos ser disciplinados, analizar nuestros procesos de manera periódica y aplicar la mejora continua de todos ellos. Solo así podemos elevar el estándar de calidad de nuestros servicios al cliente. Esto nos ayudará también a plantear una cultura del esfuerzo y el reconocimiento en la empresa, basado en datos.
3. Beneficios del lean office para tu empresa
Los beneficios del lean office para todo tipo de empresas tienen que ver con un cambio de mentalidad y de cultura empresarial en la organización.
Aplicar esta metodología desde sus fundamentos afecta directamente a:
- Mejora de la productividad, centrándonos en tareas que aportan valor.
- Reducción de inventarios y duplicidades que ralentizan el trabajo.
- Mejora de la comunicación entre personas y equipos.
- Mayor control de la calidad del servicio.
- Mayor flexibilidad a la hora de responder a cambios.
4. Conclusión
Es natural pensar que el sistema lean es únicamente aplicable a empresas de producción industrial o manufactura. Sin embargo, está demostrado que sus principios se pueden aplicar en cualquier tipo de empresa y proceso.
Si evitamos los prejuicios habituales y estamos dispuestos a trabajar para aportar mayor valor a nuestros clientes podremos implementar lean office en nuestra organización. Con ello, obtendremos una mejora de la productividad, la comunicación y la calidad de nuestros servicios.
¿Necesitas ayuda para atraer y desarrollar el talento en tu empresa?
Desde los servicios de Consultoría de RRHH y Formación de INTERIM GROUP podemos ayudarte a llevar a tus equipos al siguiente nivel. Pide una cita con nosotros, estaremos encantados de atenderte:
El equipo de redacción de INTERIM GROUP está formado por miembros de los departamentos de marketing, selección, operaciones y ventas que se unen para redactar juntos los contenidos especializados de este Blog.