Aumentar la productividad: 5 estrategias clave

Actualmente, aumentar la productividad de los equipos es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan las empresas. Para afrontar esta situación, las preguntas que debemos hacernos son: ¿Qué puedo hacer para conseguir que mis trabajadores produzcan más? ¿Cómo conseguirlo sin caer en la sobrecarga de trabajo ni el agotamiento?

Trabajar más horas no garantiza una mayor productividad si los trabajadores se sienten agotados y sin energía ni motivación. En muchas ocasiones, los objetivos que han de cumplir ni siquiera están al alcance de sus posibilidades, por ser demasiado ambiciosos o por falta de herramientas o habilidades. Además, si a esta jornada laboral interminable le añadimos la rutina, no obtendremos más que falta de atención en el trabajo que se está realizando, desmotivación, agotamiento y un descenso inevitable de la productividad del empleado.

Por el contrario, un equipo productivo, coherente, motivado y que trabaje en un clima de confianza, supone para cualquier empresa una mayor rentabilidad. Además, se convertirá en una herramienta indispensable para atraer nuevo talento que querrá unirse a la plantilla de una compañía con estas características.

A continuación te presentamos 5 estrategias clave que puedes poner en práctica en tu empresa si quieres mejorar el rendimiento y aumentar la productividad de tu equipo:

1. Descripción de puestos y funciones para aumentar la productividad:

Consiste en establecer y transmitir, de manera clara y concisa, cuáles son las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo existentes en la empresa. Para cada empleado, ha de detallarse cuál es su misión y objetivos; qué conocimientos, aptitudes y habilidades requiere para desempeñar sus funciones. Por supuesto, se ha de establecer qué salario y compensaciones económicas recibe y por qué, como nos cuentan en Bizneo.

Entre las muchas ventajas de esta herramienta, destacamos su función como guía a la hora de reclutar talento y durante los procesos de selección. Si tenemos claros los requisitos y funciones de todos los puestos de trabajo que requiere nuestra compañía, será mucho más fácil encontrar y elegir al candidato ideal. La descripción de puestos también nos permitirá fijar los sueldos de manera justa y equilibrada o definir planes de desarrollo adecuados a cada miembro de la plantilla. Una correcta descripción de puestos y funciones es fundamental para poder medir el desempeño laboral de los equipos.

Para poder realizar esta descripción de manera adecuada, ordenada y que nos ayude a maximizar la productividad de los trabajadores, debemos tener en cuenta los siguientes elementos:

Objetivos del puesto

Es decir, qué papel desempeña el empleado que ocupa ese puesto de trabajo y qué objetivos ha de cumplir, a corto y largo plazo, dentro de la empresa.

Tareas asociadas al puesto

Qué actividades ha de realizar el trabajador, con qué frecuencia y cuánto tiempo es necesario para llevarlas a cabo satisfactoriamente.

Organigrama

Cuál es la ubicación del puesto en la jerarquía de la empresa, indicando si existen otros puestos por encima de él o si hay otros empleados a su cargo.

Relaciones internas

Aquí se indica con qué otros departamentos tiene relación el puesto de trabajo, con qué fin y con qué frecuencia se da esta colaboración.

Movilidad

Siempre y cuando el puesto requiera de desplazamientos fuera de las instalaciones de la empresa, viajes o traslados, se debe especificar la duración de estos y la frecuencia con la que tienen lugar.

Riesgos laborales

Qué posibilidad existe de sufrir un accidente mientras realiza sus tareas o si su trabajo puede perjudicar o poner en riesgo a otro trabajador o personas ajenas a la compañía.

Jornada laboral

Cuál es el horario de trabajo, cuánto dura la jornada y cómo se estructura, si es posible el teletrabajo, de cuántos días de vacaciones dispone, etc.

Remuneración

Determinar, según el rango y el grado de responsabilidad del puesto de trabajo, cuál es el salario adecuado para cada trabajador.

2. Trabajar el compromiso de ambas partes:

Generar un ambiente y un clima de confianza y de bienestar laboral en el que el trabajador se sienta a gusto para desempeñar sus funciones, es básico a la hora de velar por la productividad de cualquier negocio. Para conseguirlo, tanto empleados como directivos, han de trabajar el compromiso: el de la empresa con el equipo y el del equipo con la empresa.

Según un estudio realizado por Gallup, recogido en el blog de Sodexo, la incidencia de compromiso supone una reducción del 41% en cuanto a absentismo laboral; un 24% menos de rotación de personal y una disminución de hasta el 70% de los problemas de salud en trabajadores.

Las prácticas enfocadas a fomentar esta confianza y compromiso marcarán la diferencia y contribuirán, sin duda alguna, a mejorar el resultado. Este compromiso garantizará la fidelidad de los empleados, y les hará sentir comprometidos con su compañía, para trabajar juntos y alcanzar los objetivos establecidos. El compromiso laboral es un factor que hace que todos los miembros de la plantilla se involucren en las actividades y que se sientan alineados con los valores y objetivos de la empresa. Un trabajador comprometido con su compañía sentirá pasión por su trabajo y se preocupará por dar lo mejor de sí mismo en cada función o tarea que realice. De esta manera contribuirá en aumentar la productividad general de la empresa.  

Algunos ejemplos de acciones que poner en práctica para fomentar el compromiso laboral por ambas partes, son:

Implantar los valores corporativos

Diseña un plan de crecimiento y de evaluación enfocado a catalizar los procesos de trabajado de cada uno de los departamentos.

Fortalecer el vínculo con tus trabajadores

Gestiona a tu equipo fomentando la confianza y la fidelidad, de manera que ese vínculo afectivo cada día sea más fuerte.

Alinear los valores de la empresa con el equipo

Intenta que tus empleados se sientan en sintonía con los valores, visión y estrategia del negocio.

Premiar a los equipos

Es importante poner en valor el trabajo de los empleados, mostrando gratitud y reconocimiento.

Mejorar la calidad de vida de los empleados

Intenta detectar qué necesidades tienen tus trabajadores para poder establecer medidas de conciliación.

Poner en valor la oferta retributiva

Incorpora las ventajas de implantar programas de compensación flexible, útiles para todas las partes.

Colaborar en la formación

Implementa planes de desarrollo de carrera que ayuden a tus empleados a mejorar y crecer profesionalmente.

Trasladar sensación de seguridad

Haz por mejorar la comunicación, eliminando el típico modelo vertical y apostando por la transparencia.

3. Facilitar la mejora en habilidades de los empleados:

Una mentalidad enfocada hacia el futuro, hacia el crecimiento y el desarrollo es imprescindible para mejorar el rendimiento de los equipos. Esta mentalidad consiste en fomentar el aprendizaje continuo, facilitando herramientas y posibilitando el acceso a la formación a los empleados, colaborando así en su desarrollo profesional.

Además de ayudar a aumentar la productividad de los equipos, los beneficios de la formación en habilidades son muy numerosos, entre ellos:

Reducción de conflictos y fomento del debate

Los equipos con una mentalidad centrada en el crecimiento y la mejora de las habilidades suelen buscar acuerdos constructivos y soluciones que beneficien a todas las partes.

Mejora en el desempeño de las funciones

La formación permite a los empleados obtener nuevas capacidades y conocimientos que aprovechar a la hora de realizar sus tareas, favoreciendo su capacidad resolutiva y la toma de decisiones.

Evita la fuga de talento

Ofrecer formación a los empleados es una forma de hacerles sentir integrados y valorados por parte de la empresa es una manera de evitar la Fuga de Talento. Cuando no existe este sentimiento de pertenencia por parte del trabajador y siente que su empresa no se preocupa por sus necesidades ni es capaz de invertir en su desarrollo, es probable que se marche a otra compañía en busca de ese reconocimiento.

Reduce el riesgo de sufrir accidentes laborales

Si los trabajadores no cuentan con los conocimientos y habilidades necesarios para realizar sus tareas, es posible que se produzcan errores durante la jornada laboral. Algunos de estos errores desencadenan en accidentes que pueden poner en peligro la salud del empleado o de otros miembros de la plantilla.

Aumento de la productividad

Este aumento de rendimiento se produce, no solo en cuanto a cantidad, sino también en cuestión de calidad. Un empleado formado y cualificado consigue realizar sus tareas satisfactoriamente sin malgastar tiempo ni recursos.

Resulta muy útil para la empresa crear un plan de desarrollo de carrera claro y completo, unido a programas de recompensa por desempeño, para compensar y premiar a los equipos que demuestren un alto rendimiento.

4. Establecer el trabajo por objetivos para un aumento de la productividad:

El trabajo por objetivos consiste en realizar una planificación que concrete y defina las tareas y los resultados esperados de su correcto desempeño. Trabajar por objetivos, en lugar de por horarios, puede conseguir mayor motivación en el trabajador a la hora de trabajar y aumentar la productividad. Por el contrario, cuando los objetivos están mal definidos o no están claros para el trabajador, disminuirá el rendimiento y aumentará la frustración generada por el desconocimiento y la baja productividad.

A la hora de establecer un plan de trabajo por objetivos, es muy útil recurrir a la Metodología SMART. Los objetivos SMART (“inteligente” en inglés) son fácilmente comprensibles por todos los miembros del equipo y, además, permiten saber cuándo y cómo se van a llevar a cabo. Este tipo de objetivos son idóneos para aumentar la productividad de los equipos de profesionales. Los objetivos SMART han de ser:

S. Específicos

Para redactar un objetivo específico debemos formular y responder a las siguientes preguntas: qué queremos lograr con el objetivo, cuáles son los posibles obstáculos que nos podemos encontrar en el proceso, quién es la persona designada para alcanzarlo y, por último, dónde se va a llevar a cabo (siempre y cuando la ubicación sea información relevante)

M. Medibles

Si no medimos el progreso de un objetivo, nunca podremos saber qué y cuánto falta para alcanzarlo. Los objetivos SMART, por tanto, siempre han de ser medibles. Es decir, debemos redactarlos respondiendo dos preguntas principales: cuánto hemos conseguido hasta el momento y cuánto falta para poder completar el proceso.

A. Alcanzables

Muchas veces las metas establecidas son demasiado ambiciosas y, por tanto, imposibles de cumplir con las herramientas, el personal y el tiempo del que se dispone. Los objetivos han de ser realistas y posibles. Para ello, debemos preguntarnos cómo se puede alcanzar esa meta, cómo de posible es de alcanzar y si cuento con los elementos necesarios para ello.

R. Relevantes

Un objetivo SMART debe ser relevante en relación con la estrategia de la empresa. Para poder definir objetivos relevantes debemos responder a una serie de preguntas. ¿Por qué y para qué necesitamos alcanzar este objetivo, es importante para la empresa o solo a nivel individual? ¿Es el momento adecuado para llevar a cabo este objetivo? ¿La persona encargada de cumplirlo es la adecuada y cuenta con las habilidades necesarias? Y, por último, ¿El objetivo se adapta a la realidad y contexto en el que nos encontramos?

T. Temporales

Todos los objetivos que se establezcan han de enmarcarse temporalmente, es decir, hace falta una fecha límite para alcanzarlos. Estos se han de formular con precisión, evitando que ciertas tareas queden pospuestas infinitamente en el tiempo. Para poder establecer objetivos SMART dentro de un marco temporal, debemos responder a las preguntas: cuándo debe estar terminado y alcanzado el objetivo, qué y cuánto debo hacer cada día hasta alcanzar la meta.

5. Adaptar la actividad de tu empresa al entorno digital para aumentar la productividad:

En el entorno digital en que nos encontramos, independientemente del tipo, sector o número de empleados con el que cuente la empresa, es impensable que no se digitalice parte del funcionamiento del negocio para aumentar la productividad de la compañía. Las empresas necesitan sumarse a este proceso de transformación digital para no quedar obsoletas.

A día de hoy, existen numerosas aplicaciones y programas diseñados para hacer el trabajo más fácil y evitar errores, especialmente de nivel administrativo como, por ejemplo, la facturación o el análisis de datos.

Por otro lado, también existen softwares de gestión, que ayudan a agilizar muchos procesos y, en consecuencia, a elevar el rendimiento de la empresa y aumentar la productividad de los equipos. Realizar una inversión en este tipo de herramientas es sin duda un acierto y una oportunidad para optimizar los procesos. Además, mejorará la competitividad y la productividad y ofreceremos un nuevo valor añadido a trabajadores y clientes.

Estas son algunas de las ventajas, a corto y largo plazo, que derivan de la transformación tecnológica y del uso de herramientas digitales dentro de las empresas:

Impulsa la cultura de la innovación de la empresa

La imagen que se proyectará será la de una empresa moderna, comprometida y a la altura de los cambios y transformaciones propios de la época en que vivimos.

Mejora la eficiencia de los procesos

Gracias a las distintas aplicaciones, programas y softwares, se agilizarán muchos procesos y se llevarán a cabo con mayor precisión, evitando posibles errores.

Mejora la experiencia del trabajador y su relación con la marca

Si la empresa ofrece al empleado herramientas que faciliten su trabajo, su percepción sobre la compañía será positiva y hablará bien de nosotros, es decir, hará de embajador de marca, mejorando su Employer Branding. 

Proporciona la capacidad de respuesta rápida

En un entorno en constante transformación, nos facilita el poder tomar decisiones y responder antes los errores o problemas de una manera más rápida y eficaz.

Ofrece oportunidades nuevas de negocio

Gracias al análisis de datos, la empresa puede detectar momentos y cambios oportunos que le ayudarán a expandir el negocio y a buscar nuevos objetivos.

Conclusión

En definitiva, la baja productividad de los equipos es uno de los problemas más graves a los que se enfrentan las empresas dentro del mercado laboral. Este déficit desencadena en otros problemas como el incumplimiento de objetivos, el desinterés por parte del equipo, malestar laboral, etc. Es imprescindible conocer cuáles son las causas de la baja productividad de mi equipo para poder detectar cuáles son los puntos a mejorar y cómo evitar que esto ocurra.

 Existen algunas medidas que podemos tomar al respecto y que son claves para que el cumplimiento de objetivos se pueda llevar a cabo con éxito. Hablamos de la descripción de puestos y funciones, el aumento del compromiso por parte del equipo y de la empresa, el fomento de la formación en habilidades de los empleados, el trabajo por objetivos y la adaptación de las empresas al entorno digital.