Manual del empleado: qué es y sus puntos clave

El manual del empleado permite a los empleados de una empresa conocer más a fondo la cultura, los valores, la misión y los objetivos de la organización. Así, este documento posibilita a los empleados, una mejor alineación a la imagen y a la identidad de marca, adaptándose de la mejor manera posible.

Es importante que este documento se mantenga actualizado y se distribuya a todos los trabajadores de la organización, sobre todo cuando esta realice cambios significativos en las políticas, valores u objetivos de la empresa. El manual del empleado, por lo tanto, es clave para regular los protocolos y las normativas de la empresa.

¿Quieres saber qué es el manual del empleado, para qué sirve, y por qué deberías incluirlo en tu empresa? Sigue leyendo nuestro artículo, y resuelve todas tus dudas.

¿Qué es el manual del empleado?

El manual del empleado es un documento que las empresas utilizan para facilitar información detallada a los empleados sobre la cultura empresarial, las políticas de empresa, los procedimientos, las expectativas y las normas de esta. Esta información recopilada en el documento, se brinda al trabajador en el momento de entrar a trabajar en la empresa, durante el proceso de onboarding.

El objetivo principal es orientar a los empleados dentro de la organización, ayudándoles a comprender qué se espera de ellos y las normas para comportarse en el puesto de trabajo. Por lo tanto, el manual del empleado puede ser una herramienta muy útil dentro de tu plan de acogida, ya que así, el proceso de incorporación del nuevo empleado será más exitoso.

Es importante que el manual del empleado esté al alcance de todos los trabajadores de la empresa. Aquí es donde podrán encontrar toda la información necesaria y relevante de la empresa, tanto para la incorporación de nuevos empleados, como para aquellos que quieren revisar objetivos, políticas o procedimientos.

Por otro lado, hay que tener en cuenta a la hora de redactar el manual del empleado, el enfoque que debe tener. Este debe ser dirigido a las políticas de recursos humanos y a la comunicación interna de la empresa. Así, el nuevo empleado se adapte a la organización, a sus valores y al funcionamiento, en el menor tiempo posible.

¿Qué incluir en el manual del empleado?

Existen elementos claves que deben estar en cualquier manual del empleado. Algunos de ellos son:

• Políticas de empleo: esto es, los detalles sobre las políticas de contratación, condiciones del empleo, categoría laboral, reglas de salud y seguridad…
• Compensación y beneficios: en este punto incluimos detalles sobre la remuneración, el salario, los beneficios salariales, precepciones salariales (seguro médico, plan de jubilación, vacaciones pagadas…).
• Normas de conducta: es decir, comportamiento en el puesto de trabajo, políticas de acoso, discriminación y hostigamiento, el código de ética y los valores de la empresa.
• Licencias y permisos: en este punto, el manual del empleado incluye las políticas de solicitud de vacaciones y permisos, y las normas para solicitar tiempo libre.
• Comunicación y tecnología: en el apartado de comunicación y tecnología se incluyen las políticas de comunicación interna, por ejemplo, la estrategia de endomarketing, y el uso de la tecnología y los activos de la empresa (correo electrónico, dispositivos, etc.).
• Renuncia y despido: incluir esta sección en el manual del empleado es imprescindible para explicar las posibles razones de despido, y para que los empleados sepan que pueden renunciar en cualquier momento. Es importante que este apartado lo escriba y desarrolle el equipo legal interno.

Manual del empleado paso a paso

A continuación, te contamos cuál es, desde nuestra amplia experiencia en gestión de Recursos Humanos, el mejor camino a seguir a la hora de crear un manual del empleado paso a paso:

Primer paso: planificación y recopilación de información

Una buena y sólida planificación es la base para que el manual del empleado sea utilizado con éxito. Para ello, reunir la información relevante de la empresa, establecer los objetivos del manual e identificar a tu audiencia, será clave para poder conseguirlo.

Segundo paso: estructura y contenido

Estructurar el manual y definir su contenido es el paso siguiente una vez finalizado el paso anterior. Tener claras las secciones y subsecciones que planeas incluir en dentro del manual, te facilitará poner un orden lógico de todas ellas.

Tercer paso: redacción y estilo

Una buena redacción acorde con el estilo del manual, es fundamental para que la información que recoge llegue con éxito a los empleados y puedan entenderla. Es imprescindible utilizar un lenguaje claro y sencillo, un formato legible, e incluir ejemplos y ejercicios prácticos para entender mejor las políticas y procedimientos.

Cuarto paso: revisión y edición

Revisar el manual una vez redactado y finalizado es imprescindible para encontrar erratas y asegurarse que este es coherente y preciso.

Quinto paso: distribución y capacitación

Una vez el manual esté preparado, debes distribuirlo a los empleados. Con ello, puedes incluir sesiones de capacitación o charlas informativas para ayudar a los trabajadores a comprender el contenido y resolver dudas.

Sexto paso: mantenimiento y actualización

Mantenerlo actualizado es imprescindible para que el manual del empleado funcione entre tus trabajadores. Puedes modificar el manual del empleado en función de los cambios en las políticas o procedimientos de la empresa. Para ello, establece un programa regular de revisión y actualización y asegúrate de que todos los empleados tengan acceso a la versión más reciente. Y por último, comunica cualquier cambio importante en las políticas a los empleados.

Conclusión

El manual del empleado es un documento que las empresas utilizan para facilitar información detallada a los empleados sobre la cultura empresarial, las políticas de empresa, los procedimientos, etc. El objetivo principal es orientar a los empleados dentro de la organización, ayudándoles a comprender qué se espera de ellos y las normas para comportarse en el puesto de trabajo. Algunos elementos clave a incluir en el manual del empleado son: políticas de empleo, normas de conducta o licencias y permisos.