El Onboarding de Empleados es ya una herramienta imprescindible para retener el talento en las empresas. Por un lado, un proceso de onboarding bien planificado nos ayudará a fidelizar a las nuevas personas contratadas de manera ágil. También, nos ayudará a transmitirles sus responsabilidades y objetivos de manera clara.

Pero, ¿Qué es exactamente un proceso de onboarding en RRHH? ¿Por qué es tan importante para retener el talento? Te lo contamos todo, y más, en este artículo.

¿Qué es el onboarding de empleados?

El Onboarding de Empleados es el proceso a seguir para integrar a un nuevo empleado en nuestra empresa. Es decir, es un proceso de acompañamiento a los nuevos empleados para que conozcan la empresa y sus responsabilidades dentro de ella.

Pero, lejos de ser una lista de trámites administrativos o entrega de material, el onboarding ha de ser parte de la experiencia global del empleado en nuestra organización. Por tanto, será parte de ese viaje para integrar a nueva persona en nuestra cultura y hacerle partícipe de nuestros objetivos.

¿Por qué es importante el proceso de onboarding?

Según un estudio de Gallup: “El 90% de los trabajadores deciden si se van o no de la empresa en los primeros 6 meses.”

Otros estudios realizados por Aberdeen Group ya en 2007 nos indican que el 58% de las personas que abandonaron su puesto antes de los primeros 6 meses manifiesta posibilidades de haber permanecido en la empresa si hubieran tenido un mejor proceso de incorporación.

Además, en este mismo estudio, se determina que el 62% de las empresas con programas de onboarding tuvo mejores indicadores de productividad que las que carecían del mismo. Y un 66% tuvo una mayor tasa de retención de nuevas contrataciones.

Con todo ello se deduce que, si tenemos un buen plan de acogida y onboarding del empleado, tendremos más probabilidades de retener y fidelizar el talento que accede a nuestra organización.

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¿Qué debe de tener un onboarding de rrhh?

Un proceso de onboarding efectivo ha de responder 5 cuestiones básicas a nuestros nuevos empleados, según Gallup. Cada una de esas cuestiones tiene una influencia clara a la hora de plantear un buen onboarding. Vamos a verlo:

¿Cuáles son los valores de la organización?

Los valores de una organización se reflejan, lo queramos o no, desde el primer contacto con ella. Por tanto, el nuevo empleado ya ha tenido la oportunidad de hacerse una idea de nuestros valores durante el proceso de selección. Es crucial que durante el proceso de onboarding, nuestras acciones reflejen esos valores que hemos vendido al candidato para atraerle hacia nuestro proyecto. Es la oportunidad que tenemos para ser coherentes en nuestro trato al empleado y alinear nuestras creencias y nuestra misión con sus expectativas.

¿Cuáles son mis fortalezas?

La nueva persona que hemos contratado querrá saber qué puede aportar a la misión global de la organización. En consecuencia, durante el proceso de onboarding le transmitiremos qué nos emociona de su perfil. Después, le dejaremos espacio para que él mismo encuentre su manera de desarrollar esas fortalezas. Por último, podrá descubrir nuevas oportunidades de desarrollo en nuestra compañía.

¿Cuál es mi rol?

Desde una perspectiva más operativa, cuando incorporamos a una nueva persona en nuestros equipos, debemos informarle sobre cuáles son sus funciones y qué esperamos de él. Así mismo, durante el onboarding comunicaremos qué relaciones tendrá con otros roles, a quién reportará y cuáles son sus objetivos concretos.

Para explicar a un candidato cuáles serán sus funciones, así como para plantear objetivos desde el proceso de onboarding, es imprescindible contar con Descripciones de Puesto de trabajo actualizadas. Lee nuestro artículo donde te explicamos todo sobre las DPTS: ¿Qué es la Descripción de Puestos de Trabajo y por qué es importante?

¿Quiénes son mis compañeros?

En el onboarding tienen gran importancia las conexiones que establecemos durante los primeros días en nuestro lugar de trabajo. Los nuevos empleados buscan relaciones en las que sentirse apoyados, incluidos y respetados. Buscan conocer a personas de diferentes escalas y puestos de la compañía. También, quieren ser mentorizados por colegas que realmente se interesen por ellos.

 ¿Cómo va a ser mi futuro aquí?

Los empleados quieren tener expectativas claras sobre la formación y la orientación que van a recibir. No solo en el propio onboarding, sino también durante su tiempo en la empresa. Por eso, el proceso de acogida es el momento perfecto para plantear objetivos progresivos, dar feedback inicial y adelantar siguientes pasos en su carrera.

Tendremos todo esto en cuenta a la hora de confeccionar el mejor onboarding de empleados, según la gestión que mejor encaje con nuestra empresa.

¿Cuánto dura el proceso de onboarding del empleado?

La duración del proceso de onboarding de rrhh varía según el tipo de empresa y puesto. Puede durar desde 1 día hasta 1 año. Pero, nuestra recomendación es que no dure menos de 3 meses. Si es posible, una duración de 6 meses sería óptima.

¿Qué empresas hacen onboarding?

Todo tipo de empresas deben tener un proceso de onboarding de empleados. No importa el número de personas contratadas, su facturación o a qué se dediquen.

Ejemplos de onboarding

Aquí te dejamos algunos ejemplos que nos da la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos en EEUU (SHRM):

  • Facebook y su “regla de los 45 minutos”: en Facebook todos los nuevos empleados pueden empezar a trabajar dentro de sus primeros 45 minutos en la empresa. Esto es, porque todos sus sistemas y aparatos se han puesto en marcha antes de su llegada.
  • Bedgear, una empresa que comercializa colchones en Nueva York, lleva a todos sus nuevos trabajadores en un tour por la ciudad. En él, visitan otros retailers que venden productos personalizados y, que les sirven de inspiración. Incluyendo, por ejemplo, la tienda de Samsung.
  • Sufolk Construction, firma de construcción con central en Boston. Invitan a todas las personas recién contratadas a participar en varios ejercicios de team-building.

Como ves, todo tipo de empresas pueden tener un proceso de acogida que mejore la retención y fidelización del talento que acaban de contratar. Cada uno reflejará sus valores y pretenderá ofrecer a sus nuevos empleados una experiencia única.

¿Cómo hacer un programa de onboarding de empleados?

Un programa de onboarding de empleados estará dividido en 5 pasos. Para construir todos ellos, tendremos en cuenta que debemos plasmar claramente nuestros valores, las fortalezas del nuevo empleado, su rol, las personas con las que va a interactuar y su futuro en la organización.

Paso 1: Antes de empezar

El onboarding es un proceso cambiante y continuo que irá cambiando según cambie nuestra organización. Por eso, es importante determinar qué queremos conseguir con nuestro onboarding:

  • ¿Qué primera impresión queremos dar?
  • ¿Qué tiempo podemos dedicarle?
  • ¿Qué personas de organización participarán en cada proceso?
  • ¿Qué recursos e información necesitan los nuevos empleados?
  • ¿Qué tipo de objetivos pondremos y cómo mediremos los logros?

Todo ello son preguntas que deberemos responder antes de plantear nuestro onboarding. Además, como hemos dicho anteriormente, será útil responder las preguntas básicas que se hace cualquier nuevo empleado: qué valores tiene la empresa, qué esperamos que aporte y cuáles son sus responsabilidades, con quién trabajará y cómo será su futuro en la organización.

Paso 2: Durante la selección

Cuando tengamos claro todo lo anterior, será hora de integrar todas esas intenciones en nuestras ofertas de trabajo y entrevistas. Podemos adelantar información sobre nuestros valores y sobre qué se espera de la persona que cubra el puesto. También podemos hablar de cómo será su día a día o sobre cuáles serían los objetivos del rol que buscamos.

Si quieres descubrir cómo un buen proceso de selección puede ayudarte a fidelizar el talento, lee nuestro artículo: Retención de talento: todo empieza con una selección eficaz

Paso 3: El primer día

Acompañaremos al nuevo empleado a su puesto y le haremos una introducción a los recursos y herramientas disponibles. También le presentaremos a su equipo y dejaremos claras las normas de la empresa y las personas a las que puede recurrir si tiene cualquier duda o incidencia.

Paso 4: La primera semana

La primera semana de un trabajador en nuestra empresa debe ser una experiencia tranquila, con espacio para hacerse a las nuevas metodologías de trabajo y a sus nuevos compañeros.
Lo ideal es asignar a un mentor para que acompañe a cada nuevo empleado. Además, si preparamos una lista de tareas para la semana, donde avancemos poco a poco la información necesaria, evitaremos sobrecargar a esa nueva contratación, tan esperada.
La figura del líder de equipo aquí debe ser un punto de apoyo para el mentor, debe mostrarse abierto a la comunicación y a resolver las dudas que se presenten. A fin de cuentas, el líder es una de las figuras que mayor influencia tendrá a la hora de fidelizar el talento recientemente adquirido.

Si tienes curiosidad sobre las habilidades que ha de tener un buen líder, lee nuestro artículo: Habilidades de liderazgo y cómo formar buenos líderes de equipo

Al finalizar la primera semana, podemos pedir feedback del nuevo empleado. Esto nos dará una mejor visión de cómo se ha sentido estos primeros días. También podremos saber si debemos reforzar alguna información o aportar algún recurso necesario.

Paso 5: Del primer mes en adelante

El proceso de onboarding del empleado debe ser un proceso continuo. En él, es importante añadir puntos de feedback y dosificación de objetivos para que nuestros nuevos empleados vayan creciendo y encontrando su sitio poco a poco.
Podemos realizar una evaluación del desempeño al finalizar el primer mes. Con ello, también el planteamiento de nuevas tareas y proyectos.
Esta evaluación se puede repetir el tercer mes. Donde además, añadiremos información sobre formación y desarrollo del talento.

Conclusión

El onboarding de empleados es una herramienta poderosa para fidelizar el talento. También lo es para conseguir que las nuevas contrataciones sean productivas y se integren en nuestra compañía de la manera más ágil posible.

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