Uno de los motivos por los que a las empresas les resulta difícil atraer y retener talento, es la falta de una Descripción de Puestos de Trabajo y Responsabilidades de su plantilla. Una buena forma de facilitar la contratación de profesionales idóneos para cada trabajo y empresa es describir los puestos laborales de manera clara y detallada.

Esta descripción permite a los Departamentos de Recursos Humanos gestionar talento y llevar a cabo los procesos de selección de manera más eficaz. Encontrar al candidato perfecto resulta más fácil y posible si el proceso de búsqueda se basa en una descripción concreta y fiel a la realidad de la empresa. De este modo, los reclutadores centrarán todas sus energías en los perfiles que ya reúnen muchas de las características requeridas.

 

 

1. ¿Qué es la Descripción de Puestos y Responsabilidades?

La descripción de puestos de trabajo y responsabilidades consiste en nombrar y definir todos y cada uno de los puestos de trabajo incluidos en la estructura organizacional de la empresa. Es decir, se trata de elaborar documento en el que se dé nombre e información relevante y precisa sobre los distintos perfiles que requiere una plantilla.

Esta lista no ha de incluir información ni datos sobre las personas que ocupan cada puesto. Ha de recoger los requisitos que deberían reunir un “perfil ideal”. La descripción ha de detallar las funciones, misión, objetivos, herramientas, cualificación, experiencia, rango salarial, conocimientos, habilidades, etc. para cada puesto laboral.

Contar con una descripción de puestos bien definida es muy útil para las empresas y también para los empleados. Por un lado, la empresa tendrá mayor capacidad para atraer talento cualificado y adecuado a las necesidades de cada puesto y área. Por otro lado, los empleados conocerán qué es exactamente lo que se espera de ellos y cuál es su papel dentro de la compañía.

Objetivos

Como ya hemos visto, la finalidad principal de la Descripción de Puestos de Trabajo y Responsabilidades es facilitar el proceso de selección de personal adecuado. No todos los perfiles son aptos para determinados puestos de trabajo. Sin embargo, este no es su único objetivo

Objetivos de la Descripción de Puestos

  • Estructurar la organización y dar información a los empleados sobre el funcionamiento de la misma
  • Ofrecer a cada trabajador una visión general de las tareas, funciones y responsabilidades ligadas a su puesto. Así como lo que se espera de su trabajo.
  • Proporcionar a los empleados condiciones laborales justas y adecuadas a su puesto de trabajo
  • Favorecer la comunicación interna y la transmisión de información
  • Atraer talento, tanto a nivel externo como interno

¿Qué debe incluir?

Para que la descripción de un puesto laboral sea de utilidad para la empresa, ha de reunir una serie de datos e información indispensable relacionado con cada puesto y perfil. 

Ítems para describir Puestos y Responsabilidades

  • Nombre del puesto y breve descripción
  • Objetivos del puesto. Cuál es el papel que desempeña dentro de la organización
  • Funciones principales y secundarias explicadas de manera clara y detallada
  • Responsabilidades. Qué áreas y aspectos se encuentran bajo su responsabilidad y los resultados esperados
  • Posición jerárquica. Es decir, qué lugar ocupa dentro del organigrama de la empresa y a qué área, departamento o equipo pertenece
  • Puesto del supervisor inmediato o directo
  • Puesto de los subordinados directos (si los hay)
  • Relación con otras áreas o departamentos de la compañía y con qué finalidad
  • Habilidades y competencias requeridas.
  • Qué formación o entrenamiento es necesario para poder desempeñar las tareas relacionadas con el puesto
  • Nivel de experiencia requerido en puestos similares o dentro del mismo sector
  • Rango salarial. Cuál es la retribución más justa y adecuada en función de sus tareas y responsabilidades
  • Requisitos y condiciones específicos del puesto. Aquí se incluyen aspectos como la necesidad o disponibilidad para viajar, los horarios laborales, la edad…
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2. Síntomas de que necesitas describir los puestos de trabajo en tu empresa

Muchas empresas no son conscientes de que no contar con una Descripción de Puestos y Responsabilidades adecuada supone un grave problema, ya que es fundamental para poder reclutar talento con éxito. Una de las consecuencias más graves de una contratación inadecuada es la inseguridad y descontento del personal, lo cual puede ocasionar conflictos y errores en cualquier departamento o área.

Pero, este no es el único problema al que se enfrentan las empresas que no han descrito sus puestos y perfiles. Estos son los síntomas que indican que necesitas describir los puestos de trabajo en tu empresa:

Contrataciones incorrectas

Esto se debe a que durante el proceso de reclutamiento, ni el reclutador ni el candidato tienen claro al 100% cuáles son las características y requisitos de la vacante ofertada. Por tanto, se puede cometer el error de contratar profesionales que no se adapten a las necesidades del puesto e incapaces de alcanzar los objetivos.

 El 90% de los directores de RRHH afirman que les resulta difícil identificar y reclutar candidatos cualificados. Según un estudio realizado por Infojobs.

Falta de productividad

Si los perfiles que ocupan los puestos de trabajo no son los adecuados, es muy probable que disminuya el rendimiento. Cuando un empleado no está cualificado o preparado para realizar sus tareas, pierde la ilusión, la motivación y el compromiso.

Fuga de Talento

Si los profesionales se fugan, puede que el motivo sea que sus necesidades y capacidades no se ajustan al puesto de trabajo que ocupan. Este es un grave problema, pues es probable que se marchen a empresas de la competencia.

¿Quieres saber más sobre Fuga de Talento?

Consulta nuestro artículo Fuga de Talento: causas, consecuencias y soluciones y descubre cómo puedes evitarlo en tu empresa

Alto índice de rotación

A raíz de la Fuga de Talento y de las contrataciones incorrectas, se produce una elevada rotación de personal.  Es decir, los puestos quedan vacantes con frecuencia y cada vez es más difícil encontrar profesionales para volver a ocuparlos.

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Una vez detectada la necesidad de poner en marcha el desarrollo de la Descripción de Puestos y Responsabilidad, la mejor opción es recurrir a profesionales que tengan experiencia en el proceso. En INTERIM GROUP podemos ayudarte a reclutar el personal cualificado y apropiado para cubrir las vacantes en tu empresa. Descubre nuestros servicios de selección de Talento.

3. Ventajas de la Descripción de Puestos

La Descripción de Puestos Laborales es esencial para que la gestión de talento humano dentro de una empresa se lleve a cabo con éxito. Esta es una herramienta que ayuda a maximizar el potencial de los profesionales y, en consecuencia, su productividad. Además, se convertirá en un valor añadido de cara a futuros candidatos y procesos de atracción de talento.

Beneficios de describir puestos laborales

  • Mayor efectividad del proceso de reclutamiento y selección de personal
  • Es un referente a la hora de elegir y asignar remuneraciones, al conocer en profundidad las funciones y responsabilidades de cada trabajador
  • Permite al trabajador conocer con precisión cuáles son las tareas que ha de realizar, qué se espera de él y los objetivos debe cumplir
  • Facilita la evaluación de desempeño, que gracias a esta descripción puede realizarse de manera más objetiva y transparente
  • Permite plasmar una estructura organizacional definida y clara, para evitar errores en la comunicación, pérdidas de información y malentendidos
  • Sirve como apoyo para la creación de Planes de Desarrollo de Carrera

4. Pasos para Describir Puestos de Trabajo y Responsabilidades

Una Descripción de Puestos completa, que reúna todos los datos e información necesarios, no es un trabajo sencillo. Se trata de un proceso largo, que requiere esfuerzo y dedicación. Hemos de tener en cuenta que si cometemos errores describiendo los puestos de trabajo, este no será de utilidad y seguiremos encontrando problemas en el futuro.

Los 5 pasos a seguir durante el proceso de descripción de puestos y responsabilidades son:

1. Enumerar todos los departamentos y equipos que existen dentro de la compañía y determinar qué puestos pertenecen a cada uno de ellos.

2. De todos ellos, determinar cuáles son los puestos de trabajo que han de ser descritos

3. Seleccionar el método de recogida de información que se va a utilizar. Es decir, si va a realizarse desde el propio departamento de RRHH de la empresa o si es necesario contratar a alguien externo.

4. Redactar un único documento que recoja toda la información recabada. Este documento ha de ser accesible y estar a disposición de los reclutadores siempre que necesiten encontrar nuevo talento.

5. Por último, poner la descripción de cada puesto al servicio de los trabajadores que lo ocupan, para ayudarles a entender mejor sus funciones y mejorar su productividad.

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5. Conclusión

En definitiva, la creación de una Descripción de Puestos de Trabajo y Responsabilidades sirve como incentivo para un proceso de reflexión y autoevaluación. Algunas de sus utilidades para la empresa son: atraer talento cualificado o establecer objetivos individuales y concretos para cada puesto o trabajador, de modo que mejoren aspectos como la evaluación de desempeño y el rendimiento.

En cuanto a los empleados, recibir información concreta sobre cuáles sus tareas, cómo han de realizarlas, cuáles son los plazos para hacerlo, etc. Todo esto ayudará a alcanzar objetivos y a mejorar el rendimiento, a la vez que se producirá una mejora en su bienestar y felicidad laboral lo que es, según ORH, sinónimo de productividad.

Sin embargo, definir todos y cada uno de los puestos de trabajo de una empresa no es tarea fácil. Además, para que el proceso reclutamiento sea fructífero, no solo basta con tener claro el perfil concreto que estamos buscando. Hemos de usar la descripción de puestos, para crear ofertas de trabajo cuidadas y redactadas de forma clara y exhaustiva, eliminando cualquier posibilidad de duda. En INTERIM GROUP estaremos encantados de ayudarte a conseguirlo.

 

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