La gestión documental en la empresa no suele parecer un problema… hasta que necesitas urgentemente un contrato, una factura o un registro y nadie sabe exactamente dónde está.
Cada día, una empresa genera y recibe una enorme cantidad de documentos: nóminas, contratos, facturas, registros horarios, certificados, información de clientes y proveedores, documentación preventiva… Y cuanto mayor es la empresa, más difícil puede resultar mantener toda esa información bajo control.
¿Cómo conseguir que la documentación de una empresa sea realmente accesible, segura y fácil de gestionar? Lo hablamos en el presente artículo.
Índice de contenidos:
¿Qué es la gestión documental en la empresa?
La gestión documental es el conjunto de procesos, criterios y herramientas que utiliza una organización para controlar los documentos durante todo su ciclo de vida: desde que se crean o reciben hasta que se archivan, actualizan o eliminan.
Por tanto, no consiste únicamente en decidir dónde guardar un archivo. Una gestión documental eficaz debe responder a cuestiones como: ¿dónde se almacena?, ¿cómo se identifica?, ¿quién puede consultarlo?, ¿quién puede modificarlo?, ¿cuál es la versión vigente? o ¿durante cuánto tiempo debe conservarse?
Pensemos, por ejemplo, en la incorporación de una persona a la plantilla. Este proceso puede generar contratos, documentación relacionada con la Seguridad Social, prevención de riesgos laborales, formación o protección de datos. Si cada archivo termina en una ubicación diferente, recuperarlos posteriormente puede convertirse en una tarea innecesariamente complicada.
Por el contrario, cuando existe un sistema de gestión documental bien definido, la información sigue una estructura común y las personas autorizadas saben dónde encontrar aquello que necesitan.
¿Por qué es importante una buena gestión documental?
“Sé que está guardado, pero no sé dónde”.
Esta situación resume uno de los principales problemas de una mala organización documental. El archivo existe, pero encontrarlo supone invertir tiempo que podría dedicarse a tareas de mayor valor.
Sin embargo, las ventajas de una buena gestión documental van mucho más allá de mantener el orden.
Ahorro de tiempo y mejora de la productividad
Una estructura documental bien diseñada permite que cada profesional sepa dónde encontrar la información, cómo identificarla y cuál es la versión correcta.
Además, determinadas herramientas permiten automatizar tareas como la clasificación, firma, aprobación o almacenamiento de documentos. El objetivo no es digitalizar por digitalizar, sino reducir tareas administrativas que no aportan valor.
Mayor seguridad y protección de la información
Una nómina no debería tener el mismo nivel de acceso que una presentación corporativa.
La gestión documental debe contemplar diferentes permisos según el tipo de información y las responsabilidades de cada puesto. De esta forma, se evita que datos confidenciales terminen almacenados en carpetas compartidas, dispositivos personales o ubicaciones accesibles para personas que no necesitan consultarlos.
Cumplimiento normativo
Determinados documentos deben conservarse durante periodos concretos y estar disponibles ante posibles inspecciones, auditorías o requerimientos.
Un ejemplo es el registro diario de jornada. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe conservar estos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Reducción de errores y duplicidades
¿Cuál es el documento correcto: “final”, “final_v2” o “final_definitivo”?
Cuando diferentes personas descargan, modifican y vuelven a guardar un mismo archivo, resulta fácil perder el control sobre cuál es la versión vigente.
Una adecuada gestión documental establece criterios de nomenclatura y control de versiones que reducen estas situaciones.
Acceso rápido a la información
Un buen sistema documental debería permitir encontrar la información necesaria sin depender de la persona que creó originalmente el archivo.
Para conseguirlo, es importante establecer una estructura intuitiva y criterios comunes de clasificación. El objetivo es que localizar un documento no requiera conocer toda su historia.
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¿Qué documentos debe gestionar una empresa?
Desde la contratación de una persona hasta el pago de una factura, prácticamente cualquier proceso empresarial genera documentación.
Aunque los archivos concretos dependerán de la actividad, tamaño y características de cada organización, podemos diferenciar tres grandes grupos.
Gestión documental de documentación laboral y de Recursos Humanos
Es uno de los ámbitos que requiere mayor control debido al volumen de información personal que se maneja. Por ello, debe existir una estructura clara que permita organizar los expedientes, restringir accesos y recuperar rápidamente la documentación cuando sea necesaria.
Contratos y documentación de contratación
La relación laboral genera diferentes documentos desde el momento de la incorporación: contratos de trabajo, anexos, modificaciones contractuales y otras comunicaciones relacionadas con la contratación.
Nóminas y documentación salarial
Las nóminas y otros documentos relacionados con las retribuciones requieren especial atención por la información que contienen.
Registro horario y control de jornada
La normativa establece la obligación de garantizar el registro diario de jornada, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
Prevención de riesgos laborales
Evaluaciones de riesgos, planificación preventiva, registros de formación e información, controles o documentación relacionada con determinadas incidencias forman parte de la gestión preventiva.
Gestión documental de documentación administrativa, fiscal y contable
Facturas emitidas y recibidas, justificantes, libros contables, declaraciones tributarias, documentación bancaria o presupuestos forman parte del día a día empresarial. Una organización adecuada facilita las tareas administrativas habituales y permite responder con mayor rapidez ante auditorías o posibles requerimientos.
Gestión documental de documentación de clientes y proveedores
Contratos comerciales, presupuestos, pedidos, facturas, acuerdos y comunicaciones relevantes también necesitan una estructura documental clara. Por ello, centralizar esta información permite disponer de un histórico de cada cliente o proveedor y comprobar rápidamente qué se acordó, cuándo y bajo qué condiciones.
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Cómo mejorar la gestión documental de una empresa paso a paso
Antes de implantar un nuevo software conviene hacerse una pregunta: ¿sabemos realmente cómo estamos gestionando nuestros documentos?
La tecnología puede ayudar enormemente, pero difícilmente solucionará un proceso que previamente no está bien definido.
1. Analizar cómo se gestionan actualmente los documentos
El primer paso consiste en conocer la situación de partida. ¿Dónde se guarda actualmente la documentación? ¿Existen archivos en carpetas compartidas, correos y ordenadores personales? ¿Hay documentos duplicados? ¿Se sabe cuál es la última versión?
2. Clasificar y establecer criterios de organización
Una vez identificada la documentación, hay que decidir cómo organizarla. La estructura puede establecerse por departamentos, procesos, clientes, proyectos, ejercicios o tipos documentales. No existe una clasificación universal válida para todas las empresas.
Lo importante es que sea sencilla, lógica y conocida por las personas que deben utilizarla.
3. Definir permisos y niveles de acceso
El siguiente paso es determinar quién necesita acceder a cada tipo de información. Los permisos deberían asignarse según las responsabilidades profesionales y revisarse cuando cambien los puestos, equipos o necesidades.
4. Establecer plazos de conservación y eliminación
Guardar absolutamente todo de manera indefinida tampoco es una buena gestión documental. La empresa debe establecer una política que determine qué documentos deben mantenerse, durante cuánto tiempo y qué debe hacerse cuando finalice ese periodo.
5. Digitalizar y automatizar procesos documentales
Cuando la estructura está definida, la tecnología puede convertirse en una gran aliada. Los sistemas de gestión documental digital permiten centralizar archivos, controlar versiones, establecer permisos, realizar búsquedas y mantener una mayor trazabilidad.
6. Revisar periódicamente el sistema
La gestión documental no termina cuando se crean las carpetas o se implanta una nueva herramienta. Las empresas cambian, aparecen nuevos procesos y se generan nuevos tipos de información. Por ello, conviene revisar periódicamente la estructura documental, actualizar permisos, eliminar documentación cuando corresponda y detectar nuevas oportunidades de mejora.
Conclusión
Una buena gestión documental no consiste simplemente en almacenar información, sino en conseguir que cada documento esté disponible cuando se necesita, protegido adecuadamente y organizado bajo unos criterios comunes.
Revisar los procesos, establecer responsabilidades y aprovechar las posibilidades de la digitalización permite reducir tareas administrativas, minimizar errores y ganar eficiencia en el día a día.
En INTERIM GROUP ayudamos a las empresas a optimizar su gestión y sus procesos para que puedan dedicar sus recursos a aquello que realmente aporta valor al negocio.
FAQ's sobre la gestión documental en la empresa
- ¿Qué es un sistema de gestión documental?
- ¿Qué ventajas tiene digitalizar la gestión documental?
- ¿Cuánto tiempo debe conservar una empresa sus documentos?
- ¿Cómo saber si una empresa necesita mejorar su gestión documental?
Un sistema de gestión documental es el conjunto de herramientas y procedimientos utilizados para organizar, almacenar, consultar, proteger y controlar los documentos de una empresa durante todo su ciclo de vida.
La gestión documental digital facilita el acceso a la información, reduce el uso de papel, mejora el control de versiones y permite automatizar determinados procesos.
Depende del tipo de documentación y de la normativa aplicable. Los plazos pueden variar entre documentos laborales, fiscales, contables o relacionados con prevención de riesgos laborales.
Algunas señales habituales son la dificultad para encontrar documentos, la existencia de varias versiones de un mismo archivo, el almacenamiento de información en carpetas personales, los accesos poco controlados o el exceso de tareas manuales.
El equipo de redacción de INTERIM GROUP está formado por miembros de los departamentos de marketing, selección, operaciones y ventas que se unen para redactar juntos los contenidos especializados de este Blog.