Outsourcing: qué es y hacia dónde va

El Outourcing para empresas también es denominado como BPO (Business Process Outsourcing), externalización de servicios o subcontratación. Es una práctica cada vez más utilizada, a consecuencia de la alta especialización del mercado profesional y su constante evolución.

El Estudio sobre Outsourcing de Servicios IT, de la compañía de investigación de mercado Whitelane Research y la consultora de estrategia Quint asegura que: “el 83% de las empresas entrevistadas mantendrán o incrementarán el porcentaje de outsourcing en los dos próximos años.”

En el siguiente artículo contaremos en qué consiste el BPO y las tendencias de la externalización de servicios.

Qué es el Outsourcing

El Outsourcing para empresas es un modelo de gestión empresarial que consiste en transferir determinados servicios a una entidad externa especializada. Esta se hará cargo de una parte secundaria del negocio (de manera continuada o puntual) y, por tanto, de toda la gestión que conlleve.

Pero, aunque todas las empresas pueden externalizar parte de su actividad, ¿qué sectores apuestan más por esta modalidad? Telecomunicaciones, administración pública, la Banca o el Sector Industrial y servicios son los que encabezan la lista.

¿Por qué externalizar?

Responder a esta cuestión es sencillo. Cuando una empresa decide subcontratar determinados servicios, aumenta directamente su productividad y competitividad. Es decir, consigue prestar un servicio de mayor calidad a un menor coste. Y, además, se focaliza en el core del negocio y dirigir el talento a las áreas clave de la empresa.

Por otro lado, no podemos pasar por alto evitar el sobrecoste que supone contar con profesionales formados y especializados para determinadas tareas. En estos casos, ceder la gestión del servicio a una empresa externa supondrá una mayor rentabilidad para el negocio.

Según el informe El Outsourcing, sus efectos en la reducción de costes y el incremento del valor: “La mayoría de los directivos afirman que esperan conseguir una reducción de costes entre el 50% y el 75%.» Grupo Oesía.

Para el “Barómetro de Empresas” de Deloitte, la mayoría de empresas deciden externalizar funciones para centrarse en su core business (55%). También para acceder a perfiles expertos en áreas clave (56%), reducir costes (46%), mejorar calidad de los servicios (32%) y solucionar problemas de estacionalidad (29%).

Tipos de Outsourcing: ¿Cuál necesita tu empresa?

El Outsourcing para empresas tiene un inmenso abanico de posibilidades. Según el grado de involucración y responsabilidad que se delega en la empresa subcontratada, pueden diferenciarse los siguientes servicios:

• Off-Shoring o Deslocalización. Subcontratar servicios en otros países que ofrecen menores costes que el país de origen.
• In-house. Las actividades o servicios subcontratados se realizan en las instalaciones de la empresa que contrata el servicio.
• Off-site. El servicio externalizado se realiza en las instalaciones de la empresa subcontratada.
• Co-sourcing.  Ambas empresas participantes asumen riesgos y responsabilidades.

En cualquier caso, la empresa subcontratada debe señalizar a su personal con algún tipo de identificación de la empresa.

¿Qué servicios se recomienda externalizar?

Prácticamente, todos los servicios pueden ser externalizados. Sin embargo, no con todos se recomienda hacerlo. Sobre todo, si están relacionados con la actividad principal de la empresa. Estos son los principales servicios o actividades que se suelen externalizar:

Sistemas internos

• Sistemas  financieros y contables. Con esta externalización, el asesoramiento financiero y economía diaria de la empresa pasa a manos de profesionales especializados. Es cierto que, est decisión, resulta más rentable que contar con un contable propio.
• Sistemas administrativos. Delegar a un proveedor externo las funciones administrativas de tu empresa conlleva una reducción de tiempos de trabajo muy significativa.
• Servicios informáticos. El Soporte o mantenimiento informático requiere de personal muy cualificado, por lo que muchas empresas optan por la externalización del servicio.

Personal especializado

• Marketing y comunicación.  Actualmente, muchas empresas apuestan por la externalización de este área de negocio. Consiste en contratar agencias o profesionales freelance que diseñen y ejecuten estrategias de marketing digital con el fin de mejorar y alcanzar los objetivos empresariales.
• Área de Recursos Humanos. Colaborar con empresas especializadas en esta área permite agilizar los procesos de selección, evaluación y formación; así como la garantía de seleccionar a profesionales de calidad.
• Task Force o fuerza de ventas. Consiste en la externalización puntual de equipos de venta cualificados  (comerciales y promotores, gestores de punto de venta, azafatas o Mystery Shopper, entre otros).

Servicios de apoyo y auxiliares

• Servicios logísticos y transporte. Consiste en externalizar servicios como: transporte y operaciones logísticas, picking, distribución y gestión de flotas o las actividades de recepción, expedición y almacenaje.
• Facility services. Servicio integral de los servicios auxiliares que la empresa necesita, con el valor añadido de estar siendo asumidos por profesionales especializados. Delegar la limpieza, seguridad, control de accesos, centralita, call center, monitoraje escolar, etc. permite a la empresa centrarse en sus actividades esenciales.

Siempre se recomienda que la actividad principal de la empresa sea desarrollada por la misma. Y, que en el caso de subcontratar, sean servicios que no tengan impacto directo sobre el core empresarial. Por ejemplo, en una institución educativa no se debería de externalizar la función docente, pero si podría hacerse con el servicio de comedor o transporte escolar.

Cuando una empresa opta por la subcontratación de servicios, es porque quiere reducir sus responsabilidades o tiempos de trabajo en determinadas áreas. Es en este momento cuando la empresa contratada es la encargada de la gestión y control de dicha actividad o servicio. A pesar de esto, ambas partes tienen unos objetivos comunes que deben ser revisados de manera periódica. Así, podremos comprobar que la colaboración está funcionando, que el servicio encaja con el negocio.

Tendencias en el Outsourcing en el 2020

Como hemos visto anteriormente, el Outsourcing para empresas es una estrategia que va más allá del ahorro en costes, pretende ayudar a conseguir mayor valor y ganar competitividad en el mercado.

Según la consultora tecnológica Hasten Group, las principales Tendencias del Outsourcing son:

Derivadas de la necesidad de especialización

• El cambio de las actividades externalizadas y de la naturaleza de las colaboraciones. Actualmente, las empresas empiezan a utilizar el Outsourcing en sus actividades centrales. Siempre con límites internos y sin ceder la dirección estratégica de la empresa. Su objetivo es lograr un alto grado de especialización, desarrollar soluciones exhaustivas y competitivas, ser innovadores y diferenciarse en el mercado.
• La eficiencia y ahorro. No cabe duda de que los servicios de externalización además de cumplir con los objetivos marcados, garantizan disponer de servicios especializados. Así como la satisfacción de los clientes y ahorro en coste y tiempo (que puede utilizar para dedicarse a su actividad principal).
• La gestión personalizada del talento. Las empresas buscan cubrir los puestos con personas lo más especializadas posible para ofrecer el mejor servicio a sus clientes. Por este motivo, la gestión del talento se personaliza cada vez más. Una tarea complicada para las empresas, que resulta eficaz y sencilla si se contrata personal externo especializado en RRHH.

Derivadas del avance tecnológico

• Ciberseguridad. A veces resulta complejo garantizar la seguridad de los datos y la información (pese a ser una obligación para las empresas). Por eso, muchas contratan los servicios externos en materia de ciberseguridad.
• El auge de las TIC. La transformación digital empresarial ha provocado la necesidad de contratar trabajadores especializados, para llevar a cabo proyectos más complejos. Ante esta situación, las empresas apuestan por externalizar ciertos trabajos.
• La especialización y automatización robótica en los procesos. La especialización de las empresas hace que cada una requiera diferentes soluciones adaptadas a sus necesidades. El uso de Inteligencia Artificial y otras tecnologías avanzadas marca tendencia para contratar Outsourcing.

No cabe duda que el Outsourcing para empresas es una práctica en auge, sobre todo en el entorno empresarial cambiante en el que nos encontramos.

Según el Estudio sobre Outsourcing de  Servicios IT 2018 para España, elaborado por la Consultora Quint: “el 43% de las empresas encuestadas afirman que se incrementará el nivel de Outsourcing. El 37´5% creen que no habrán cambios, y un minoritario 6% que se reducirá el nivel de Outsourcing.”

Reflexiones finales

El Outsourcing para empresas está cada vez más valorado y cuenta con grandes proyecciones de futuro en el mundo empresarial.

Si tienes dudas sobre este modelo de gestión empresarial, puedes contactar a empresas consultoras. O, directamente, a posibles proveedores para pedir un estudio o auditoría previos que te ayuden a establecer los análisis iniciales y de impacto en tu negocio.