El Outourcing para empresas, también denominado como BPO (Business Process Outsourcing), externalización de servicios o subcontratación, es una práctica cada vez más utilizada a consecuencia de la alta especialización del mercado profesional y su constante evolución.

El Estudio sobre Outsourcing de Servicios IT, de la compañía de investigación de mercado Whitelane Research y la consultora de estrategia Quint asegura que: “el 83% de las empresas entrevistadas mantendrán o incrementarán el porcentaje de outsourcing en los dos próximos años.”

En el siguiente artículo contaremos en qué consiste el BPO y las tendencias de la externalización de servicios este 2020.

Qué es el Outsourcing y para qué sirve

El Outsourcing para empresas es un modelo de gestión empresarial que consiste en transferir determinados servicios a una entidad externa especializada. Ésta se hará cargo de una parte secundaria del negocio (de manera continuada o puntual) y, por tanto, de toda la gestión que conlleve.

Aunque todas las empresas pueden externalizar parte de su actividad, ¿qué sectores apuestan más por esta modalidad? Telecomunicaciones, administración pública, la Banca o el Sector Industrial y servicios son los que encabezan la lista.

¿Por qué externalizar?

Responder a esta cuestión es sencillo. Cuando una empresa decide subcontratar determinados servicios, aumenta directamente su productividad y competitividad: consigue prestar un servicio de mayor calidad a un menor coste, además de focalizarse en el core del negocio y dirigir el talento a las áreas clave de la empresa.

Tampoco podemos pasar por alto evitar el sobrecoste que supone contar con profesionales formados y especializados para determinadas tareas. En estos casos, ceder la gestión del servicio a una empresa externa supondrá una mayor rentabilidad para el negocio..

Según el informe El Outsourcing, sus efectos en la deducción de costos y el incremento del valor: “La mayoría de los directivos afirman que esperan conseguir una reducción de costes entre el 50% y el 75%. – Grupo Oesía.

Para el “Barómetro de Empresas” de Deloitte, la mayoría de empresas deciden externalizar funciones para “centrarse en su core business (55%). También para «acceder a perfiles expertos en áreas clave (56%)”, reducir costes (46%), mejorar calidad de los servicios (32%) y solucionar problemas de «estacionalidad» de trabajo (29%).

¿No ves claro si esto es lo que necesita tu empresa? Consulta nuestro artículo sobre las ventajas del Outsourcing para empresas y descubre si es lo que realmente conviene a tu organización.

Outsourcing para empresas

Tipos de Outsourcing: ¿Cuál necesita tu empresa?

El Outsourcing para empresas tiene un inmenso abanico de posibilidades. Según el grado de involucración y responsabilidad que se delega en la empresa subcontratada, pueden diferenciarse los siguientes servicios:

1. Off-Shoring o Deslocalización. Subcontratar servicios en otros países que ofrecen menores costes que el país de origen.

2. In-house. Las actividades o servicios subcontratados se realizan en las instalaciones de la empresa que contrata el servicio.

3. Off-site. El servicio externalizado se realiza en las instalaciones de la empresa subcontratada.

4. Co-sourcing.  Ambas empresas participantes asumen riesgos y responsabilidades. 

En cualquier caso, la empresa subcontratada debe señalizar a su personal con algún tipo de identificación de la empresa.

¿Qué servicios se pueden externalizar?

Ahora que ya conoces los tipos de Outsourcing para empresas, continuamos detallando las áreas en las que más se utiliza este proceso de externalización.

Sistemas internos

• Sistemas  financieros y contables. Con esta externalización, el asesoramiento financiero y economía diaria de la empresa para a manos de profesionales especializados. Esta decisión resulta más rentable que tener un contable propio en la empresa.

• Sistemas administrativos. Delegar a un proveedor externo las funciones administrativas de tu empresa conlleva una reducción de tiempos de trabajo muy significativa.

• Servicios informáticos. El Soporte o mantenimiento informático requiere de personal muy cualificado, por lo que muchas empresas optan por la externalización del servicio.

Personal especializado

• Marketing y comunicación.  Muchas son las empresas que cada vez más apuestan por la externalización de esta área de negocio. Consiste en la contratación de agencias, empresas o profesionales freelance que diseñen y ejecuten estrategias de marketing digital con el fin de mejorar y alcanzar los objetivos empresariales.

• Área de Recursos Humanos. Colaborar con empresas especializadas en esta área permite agilizar los procesos de selección, evaluación y formación; así como la garantía de seleccionar a profesionales de calidad.

• Task Force o fuerza de ventas. Consiste la externalización puntual de equipos de venta cualificados  (comerciales y promotores, gestores de punto de venta, azafatas o Mystery Shopper, entre otros).

Servicios de apoyo y auxiliares

• Servicios logísticos y transporte. Consiste en externalizar servicios como: transporte y operaciones logísticas, picking, distribución y gestión de flotas o las actividades de recepción, expedición y almacenaje.

• Facility services. Servicio integral de los servicios auxiliares que la empresa necesita, con el valor añadido de estar siendo asumidos por profesionales especializados. Delegar estas labores (limpieza, seguridad, control de accesos, centralita y call center, monitores y acompañantes de ruta escolar, etc) permiten a la empresa centrarse en sus actividades esenciales.

 

Es importante saber que la actividad principal de la empresa siempre debe ser desarrollada por la misma y que, en el caso de subcontratar sean servicios que no tengo un impacto directo sobre esta. Por ejemplo, en una institución educativa no se debería de externalizar la función docente pero si podría hacerse con el servicio de comedor o transporte escolar.

Cuando una empresa opta por la subcontratación de servicios, es porque quiere reducir sus responsabilidades o tiempos de trabajo en determinadas áreas. Es en este momento cuando la empresa contratada es la encargada de la gestión y control de dicha actividad o servicio. A pesar de esto, ambas partes tienen unos objetivos comunes que deben ser revisados de manera periódica para comprobar que la colaboración está funcionando, que el servicio encaja con el negocio.

Tendencias en el Outsourcing en el 2020

Como hemos visto anteriormente, el Outsourcing para empresas es una estrategia que va más allá del ahorro en costes, pretende ayudar a conseguir una mayor valor y ventaja competitiva en el mercado.

Según la consultora tecnológica Hasten Group, las principales tendencias del Outsourcing en 2020 son:

 

Derivadas de la necesidad de especialización

• El cambio de las actividades externalizadas y de la naturaleza de las colaboraciones. actualmente las empresas empiezan a utilizar el Outsourcing en sus actividades centrales, siempre con límites internos y sin ceder la dirección estratégica de la empresa. Su objetivo es lograr un alto grado de especialización, desarrollar soluciones exhaustivas y competitivas, ser innovadores y diferenciarse en el mercado.

• La eficiencia y ahorro. No cabe duda de que los servicios de externalización además de cumplir con los objetivos marcados garantizan disponer de servicios especializados, la satisfacción de los clientes y ahorro en coste y tiempo, tiempo que puede utilizar para dedicarse a su actividad principal.

• La gestión talento personalizada. Las empresas cada vez buscan cubrir los puestos con personas lo más especializadas posible para ofrecer el mejor servicio a sus clientes. La gestión del talento se personaliza cada vez más. Una tarea complicada para las empresas, que resulta eficaz y sencilla si se contratan los servicios Outsourcing.

 

Derivadas del avance tecnológico

• Ciberseguridad. A veces resulta complejo garantizar la seguridad de los datos y la información pese a ser una obligación para las empresas, por eso muchas contratan los servicios externos en materia de ciberseguridad con el fin de disfrutar de las soluciones de seguridad más avanzadas y eficaces, reducir sus riesgos y evitar ataques informáticos.

• El auge de las TIC. La transformación digital empresarial ha provocado la necesidad de contratar trabajadores especializados, para llevar a cabo proyectos más complejos. Ante esta situación, las empresas apuestan por externalizar ciertos trabajos a empresas externas y cumplir así con los requisitos y funciones específicas.

• La especificidad y automatización robótica procesos. La especificidad de las empresas hace que cada empresa requiera diferentes soluciones adecuada a sus necesidades. El uso de Inteligencia Artificial y otras tecnologías avanzadas marca tendencia para contratar Outsourcing.

 

No cabe duda que el Outsourcing para empresas es una práctica en auge, sobretodo en el entorno empresarial cambiante en el que nos encontramos.

Según el  Estudio sobre Outsourcing de  Servicios IT 2018 para España, “el 43% de las empresas encuestadas afirman que se incrementará el nivel de Outsourcing, el 37´5% creen que no habrán cambios, y un minoritario 6% que se rducirá el nivel de Outsourcing.”

Outsourcing para empresas

Implantar un Outsourcing es un proceso largo, desde el análisis de tus necesidades, hasta la prestación de servicio por un proveedor de tu elección. Es una decisión que afecta a todo tu negocio… Consulta más detalles en nuestro artículo.

Reflexiones finales

El Outsourcing para empresas está cada vez más valorado y cuenta con grandes proyecciones de futuro en el mundo empresarial.

Si tienes dudas sobre este modelo de gestión empresarial, puedes contactar a empresas consultoras o directamente a posibles proveedores para pedir un estudio o auditoría previos que te ayuden a establecer los análisis iniciales y de impacto en tu negocio. 

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